|
- Plasser alle data separat i kolonner, for eksempel:
en. Unik nøkkelverdi (hvis tilstede)
b. initialer
c. Fornavn
d. Innsetting
e. Etternavn (eller firmanavn)
f. Besøksadresse (gatenavn og husnummer)
g. Postnummer (besøksadresse)
h. By (besøksadresse)
Jeg. Landskode (2-sifret ISO 3166-1 standard)
j. Epostadresse
k. Telefonnummer
Jeg. Mobiltelefon
j. Bruksanvisning
k. Kontaktperson (fullt navn)
- Ingen kolonne er nødvendig. Lag kolonnene som er fylt, resten kan sløyfes.
- Forsikre deg om at Excel-arket ikke har sammensatte (kombinerte) felt.
- Hvis ønskelig, kan tomme linjer og overskriften allerede fjernes fra Excel, men det er også tillatt under importprosedyren.
Starte importprosedyren
Hovedmeny PrintCMR, knapp "Andre data", knapp "Importer relasjoner og adresser"
Hvis gamle innstillinger allerede er satt, kan de lagres eller slettes.
Spesifiser Excel-filen som dataene er lagret i.
Når du tilordner kolonnene, sjekk alle viktige kolonner. Rekkefølgen på disse kolonnene er ikke viktig, bare de riktige kolonnene leses fra Excel.
Etter tildeling av kolonnene vil tabellen være synlig på skjermen.
Feltypen kan velges øverst på skjermen. Dette blir gult.
Velg deretter den tilsvarende kolonnen som inneholder denne informasjonen ved å klikke på kolonnen tittelknapp. Søylen blir også gul.
Gjenta denne handlingen for alle kolonnene som er til stede for å ordne mønsteret fullt ut.
Noen få punkter for oppmerksomhet:
en. Kolonner som ikke eksisterer eller er tomme, kan trygt hoppes over.
b. Firmanavn kan best legges inn i "Etternavn" -feltet.
c. Feltet "Besøksadresse" inneholder både gatenavn og husnummer.
d. Alle felt er mutable. Om ønskelig kan data justeres like raskt før import.
e. Tomme linjer kan slettes med sletteknappen på linjen
f. Disse innstillingene lagres for neste gang. Hvis samme type fil blir lest inn på et senere tidspunkt, er innstillingshandlingen ikke lenger nødvendig.
g. Import av dataene med allerede eksisterende adresser er basert på sammenligning med kolonnen "Nøkkel".
Filen som skal leses vil overskrive eksisterende informasjon. Hvis informasjon ikke kommer fra denne behandlingen, vil informasjon som er brukt tidligere, forbli.
h. Hvis en "nøkkel" ikke er angitt, PrintCMR vil lage en unik nøkkel i seg selv.
Vær oppmerksom på at den samme adressen får en annen unik nøkkel neste gang og vil bli registrert to ganger.
PrintCMR behandler ikke adressegjenkjenning!
"Prosess" -knappen starter prosedyren og avslutter behandlingen på skjermen med "Relasjoner og adresser" nettopp importert.