|
- Dajte všetky údaje osobitne do stĺpcov, napríklad:
a. Jedinečná hodnota kľúča (ak je k dispozícii)
b. iniciály
c. Krstné meno
d. vloženie
e. Priezvisko (alebo názov spoločnosti)
f. Návštevná adresa (názov ulice a číslo domu)
g. PSČ (návštevná adresa)
h. Mesto (adresa)
i. Kód krajiny (dvojciferná norma ISO 2-3166)
j. Emailová adresa
k. Telefónne číslo
i. Mobilný telefón
j. Inštrukcie
k. Kontaktná osoba (celé meno)
- Nevyžaduje sa žiadny stĺpec. Vytvorte stĺpce, ktoré sú vyplnené, zvyšok môžete vynechať.
- Skontrolujte, či hárok programu Excel neobsahuje žiadne zložené (kombinované) polia.
- Ak je to potrebné, prázdne riadky a hlavička už môžu byť z Excelu odstránené, ale to je povolené aj počas postupu importu.
Spustenie postupu importu
Hlavné menu PrintCMR, tlačidlo „Ostatné údaje“, tlačidlo „Importovať vzťahy a adresy“
Ak už boli staré nastavenia nastavené, môžete ich uložiť alebo odstrániť.
Zadajte súbor Excel, v ktorom sú uložené údaje.
Pri prideľovaní stĺpcov začiarknite všetky dôležité stĺpce. Poradie týchto stĺpcov nie je dôležité, iba správne stĺpce sa načítajú z Excelu.
Po priradení stĺpcov bude tabuľka viditeľná na obrazovke.
Typ poľa je možné zvoliť v hornej časti obrazovky. Táto farba sa zmení na žltú.
Potom kliknutím na tlačidlo názvu stĺpca vyberte zodpovedajúci stĺpec, ktorý obsahuje tieto informácie. Stĺpec tiež zožltne.
Zopakujte túto akciu pre všetky prítomné stĺpce, aby ste úplne usporiadali vzor.
Niekoľko pozorností:
a. Stĺpce, ktoré neexistujú alebo sú prázdne, možno bezpečne preskočiť.
b. Názvy spoločností je najlepšie zadať do poľa „Priezvisko“.
c. Pole „Hosťujúca adresa“ obsahuje názov ulice aj číslo domu.
d. Všetky polia sú zameniteľné. V prípade potreby je možné údaje upraviť ešte pred importom.
e. Prázdne riadky je možné odstrániť pomocou tlačidla Odstrániť na riadku
f. Tieto nastavenia sa uložia nabudúce. Ak sa ten istý typ súboru načíta neskôr, nastavenie už nie je potrebné.
g. Import údajov s už existujúcimi adresami je založený na porovnaní so stĺpcom „Kľúč“.
Súbor, ktorý sa má prečítať, prepíše existujúce informácie. Ak z tohto spracovania nepochádzajú informácie, zostanú predtým použité informácie.
h. Ak nie je zadaný „kľúč“, PrintCMR vytvorí jedinečný kľúč.
Upozorňujeme, že tej istej adrese sa nabudúce dostane iný jedinečný kľúč a dvakrát sa zaregistruje.
PrintCMR nespracováva rozpoznávanie adresy!
Tlačidlo „Spracovať“ spustí postup a ukončí spracovanie na obrazovke práve importovaným „Vzťahy a adresy“.