|
- Lägg alla data separat i kolumner, till exempel:
a. Unikt nyckelvärde (om det finns)
b. initialer
c. Förnamn
d. Införande
e. Efternamn (eller företagsnamn)
f. Besöksadress (gatunamn och husnummer)
g. Postnummer (besöksadress)
h. Stad (besöksadress)
i. Landskod (tvåsiffrig ISO 2-3166 standard)
j. E-postadress
k. Telefonnummer
i. Mobiltelefon
j. Instruktioner
k. Kontaktperson (fullt namn)
- Ingen kolumn krävs. Gör kolumnerna som är fyllda, resten kan utelämnas.
- Se till att Excel-arket inte har några sammansatta (kombinerade) fält.
- Om så önskas kan tomma rader och rubriken redan tas bort från Excel, men det är också tillåtet under importförfarandet.
Starta importförfarandet
Huvudmeny PrintCMR, knapp "Övrig data", knapp "Importera relationer och adresser"
Om gamla inställningar redan har ställts in kan de sparas eller raderas.
Ange Excel-filen där data lagras.
Kontrollera alla viktiga kolumner när du tilldelar kolumnerna. Ordningen på dessa kolumner är inte viktig, bara rätt kolumner läses från Excel.
När kolumnerna har tilldelats kommer tabellen att visas på skärmen.
Fälttypen kan väljas högst upp på skärmen. Detta blir gult.
Välj sedan motsvarande kolumn som innehåller denna information genom att klicka på kolumnens titelknapp. Kolumnen blir också gul.
Upprepa den här åtgärden för alla kolumner som finns för att ordna mönstret helt.
Några punkter för uppmärksamhet:
a. Kolumner som inte finns eller är tomma kan säkert hoppas över.
b. Företagsnamn kan bäst anges i fältet "Efternamn".
c. Fältet "Besöksadress" innehåller både gatunamn och husnummer.
d. Alla fält är muterbara. Om så önskas kan data justeras lika snabbt innan de importeras.
e. Tomma rader kan raderas med raderingsknappen på raden
f. Dessa inställningar sparas nästa gång. Om samma typ av fil läses in i ett senare skede är inställningsåtgärden inte längre nödvändig.
g. Importera data med redan befintliga adresser baseras på jämförelse med kolumnen "Nyckel".
Filen som ska läsas kommer att skriva över befintlig information. Om information inte kommer från den här behandlingen, kommer tidigare tillämpad information att förbli.
h. Om en "nyckel" inte matas in, PrintCMR skapar en unik nyckel själv.
Observera att samma adress ges en annan unik nyckel nästa gång och kommer att registreras två gånger.
PrintCMR bearbetar inte adressigenkänning!
Knappen "Process" startar proceduren och avslutar behandlingen på skärmen med "Relations och adresser" som just importerats.